La Factura rectificativa, cuando es correcto emitirla y cuando no
Que son las facturas rectificativas y cuales son las razones legales para poderlas emitir
La Factura rectificativa, cuando es correcto emitirla y cuando no.
Como asesores, vemos a menudo errores y dudas con las facturas rectificativas (lo que antes llamábamos abonos) que emiten nuestros clientes a los suyos. En la siguiente guía práctica te aclaro los puntos más importantes para que no te líes con las rectificativas.
1) Qué es la factura rectificativa
Una factura rectificativa corrige una factura ya emitida en alguno de los casos siguientes:
- Se han producido circunstancias que modifican la base imponible como devoluciones, descuentos posteriores, resolución de operaciones, impagos en algunos casos…
- La factura original no cumple requisitos obligatorios
- No se ha aplicado el IVA correctamente
2) Cuándo se debe emitir una rectificativa
- Devoluciones y descuentos posteriores a la factura principal emitida, o resolución de operaciones por devoluciones, defectos o similar
- Impagos (concursos o créditos incobrables): puedes reducir base y cuota si cumples requisitos formales (plazos, reclamación fehaciente, comunicación a AEAT, etc.) y expides una rectificativa en serie específica y la remites al cliente, acreditando la remisión a la AEAT. (este tema daría para otro artículo)
- Datos obligatorios incorrectos de la factura (por ejemplo, NIF o razón social, domicilio…) que requieren rehacer el documento conforme al Reglamento de facturación.
- Errores de IVA: tipo impositivo mal aplicado, base imponible mal calculada, cuota repercutida de más o de menos….
Plazo general: emítela tan pronto conozcas la causa y dentro de 4 años desde el devengo del IVA.
3) Forma correcta de hacerla (paso a paso)
- Nueva factura (con su numeración/serie especial de factura rectificativa) que identifique la factura rectificada (número y fecha).
- Indica “Factura rectificativa” y la causa de la rectificación. Puedes mostrar el importe de la rectificación (positivo/negativo) o cómo quedan base y cuota tras corregir, señalando la diferencia.
- Puedes rectificar varias facturas en un único documento si las identificas todas.
- Remisión: envíala al cliente de forma fehaciente al igual que enviaste la factura original.
Excepciones útiles:
- Si la modificación de base viene de devolución de mercancías/envases, puedes ajustar en una factura posterior con el mismo destinatario (sin rectificativa)
- En rappels/descuentos por volumen, puede bastar indicar el período sin detallar todas las facturas rectificadas.
4) Cuándo no procede emitir una rectificativa
- Cuando no exista una causa permitida. Por ejemplo, cuando un cliente va asume el pago de la factura de otro cliente.
- Para mover el IVA a otro trimestre por un error en la autoliquidación (no en la factura): eso se corrige con autoliquidación rectificativa.
- Cambios puramente comerciales que no afectan a requisitos fiscales ni a base/cuota (p. ej., forma de pago, referencia interna, nº de pedido) no requieren rectificativa.
- Fuera de plazo: si han pasado más de 4 años, en general ya no puedes rectificar por esta vía.
5) Errores frecuentes que conviene evitar
- No referenciar la factura original o no explicar la causa: motivo de rechazo.
- Emitirla tarde (después de 4 años) o no remitirla al cliente en plazo.
- Rectificar por “devoluciones” pero con tipo de IVA distinto entre la operación original y la posterior: en ese caso sí hay que emitir rectificativa.
6) Mini-checklist antes de darle al botón “emitir”
- ¿Estoy en un supuesto obligatorio de rectificación (error de requisitos/IVA o modificación de base)? ✔️
- ¿Voy en plazo (hasta 4 años) y tan pronto como conozco la causa? ✔️
- ¿He indicado “Factura rectificativa”, la causa, ¿la factura origen y la diferencia? ✔️
- ¿Necesito serie específica (p. ej., impagos del art. 80 LIVA) y acreditar la remisión? ✔️